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Was passiert mit den Dokumenten eines beendeten Geschäfts / Projekts?
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 | Wer trägt die Verantwortung für die Bereinigung der Geschäftsdokumentation? zur Antwort... |
Was passiert mit den Dokumenten eines beendeten Geschäfts / Projekts?
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Dokumente eines beendeten Geschäfts / Projekts sollten nicht einfach gelöscht
werden, da die Nachvollziehbarkeit und
das enthaltene Wissen oft auch später von Nutzen sein können. Zudem können
gesetzliche Auflagen die Aufbewahrung von
Geschäftsdokumenten erfordern.
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Zum korrekten Abschluss eines Projekts / Geschäfts gehört dazu, dass die
dazugehörigen (elektronischen und physischen) Dokumente geprüft und bereinigt
(siehe Dossierabschluss) werden.
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Durch die Bereinigung und das Verschieben von Geschäfts- / Projektdokumentationen
auf eine Low-Cost-Speicherlösung (Archivserver)
können Kosten gespart werden.
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Wer trägt die Verantwortung für die Bereinigung der Geschäftsdokumentation?
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Der federführende Mitarbeitende muss die Dokumente für die Aufbewahrung vorbereiten.
Das heisst zum Beispiel doppelt vorhandene Dokumente bereinigen, Vollständigkeit
der Dokumente prüfen.
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Nach erfolgter Bereinigung der Geschäftsdokumentation wird diese durch
eine zentrale Stelle (Sekretariat, Administration) auf den Archivserver
(
Low-Cost-Speicherlösung)
verschoben.
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Eine sorgfältige Qualitätsprüfung der Dokumente durch die Bereinigung eines Geschäfts sichert den nachhaltigen Nutzen der Geschäftsablage (die Nachvollziehbarkeit und das enthaltene Wissen ist oft auch später von Bedeutung). |
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