WIRTSCHAFT – ABSCHLUSS

Was passiert mit den Dokumenten eines beendeten Geschäfts / Projekts? 

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Wer trägt die Verantwortung für die Bereinigung der Geschäftsdokumentation?
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Was passiert mit den Dokumenten eines beendeten Geschäfts / Projekts?

Dokumente eines beendeten Geschäfts / Projekts sollten nicht einfach gelöscht werden, da die Nachvollziehbarkeit und das enthaltene Wissen oft auch später von Nutzen sein können. Zudem können gesetzliche Auflagen die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten erfordern. 
Zum korrekten Abschluss eines Projekts / Geschäfts gehört dazu, dass die dazugehörigen (elektronischen und physischen) Dokumente geprüft und bereinigt (siehe Dossierabschluss) werden. 
Durch die Bereinigung und das Verschieben von Geschäfts- / Projektdokumentationen auf eine Low-Cost-Speicherlösung (Archivserver) können Kosten gespart werden. 


Wer trägt die Verantwortung für die Bereinigung der Geschäftsdokumentation?

Der federführende Mitarbeitende muss die Dokumente für die Aufbewahrung vorbereiten. Das heisst zum Beispiel doppelt vorhandene Dokumente bereinigen, Vollständigkeit der Dokumente prüfen. 

Nach erfolgter Bereinigung der Geschäftsdokumentation wird diese durch eine zentrale Stelle (Sekretariat, Administration) auf den Archivserver ( Low-Cost-Speicherlösung) verschoben. 

Eine sorgfältige Qualitätsprüfung der Dokumente durch die Bereinigung eines Geschäfts sichert den nachhaltigen Nutzen der Geschäftsablage (die  Nachvollziehbarkeit und das enthaltene Wissen ist oft auch später von Bedeutung).


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